Déclaration de confidentialité

1. Qui est responsable ?

KOLÉ est un nom commercial de Ben I.T. Services. Ben I.T. Services est le responsable du traitement des données à caractère personnel traitées via ce site web, au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD / GDPR).

Entreprise

Ben I.T. Services, agissant sous le nom KOLÉ

Adresse

Turnhoutsebaan 105, 2140 Antwerpen, Belgique

Numéro d’entreprise

0721.760.865

E-mail

info@kole.be

Téléphone

+32 472 62 09 55

Pour toute question sur vos données, vous pouvez nous joindre via ces canaux.

2. Quelles données traitons-nous ?

Quand vous remplissez le formulaire de devis

• Coordonnées : nom, adresse e-mail et, si vous les indiquez, numéro de téléphone, nom de l'entreprise, numéro de TVA et votre préférence de contact.
• Données relatives à votre demande : les services que vous choisissez, votre description et les détails du projet que vous indiquez (par exemple quantités, formats, la livraison souhaitée ou le lien vers votre site web existant).
• Fichiers que vous joignez, comme un logo, un design ou une photo. Ils peuvent eux-mêmes contenir des données personnelles.
• Caractéristiques techniques : l'heure d'envoi et un code chiffré dérivé de votre adresse IP. Nous ne conservons pas votre adresse IP elle-même. Nous utilisons ce code uniquement pour lutter contre les abus et le spam, par exemple en limitant le nombre de demandes pouvant être envoyées depuis une même adresse.

Votre nom, votre adresse e-mail et une description de votre demande sont nécessaires pour pouvoir vous répondre. Sans ces données, nous ne pouvons pas traiter le formulaire. Tous les autres champs sont facultatifs.

Quand vous nous contactez directement

Si vous nous envoyez un e-mail, nous appelez ou nous envoyez un message, nous traitons les données que vous nous communiquez vous-même : votre nom, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone et le contenu de votre message.

Quand vous visitez le site web

Comme sur presque tous les sites web, le serveur qui héberge le site enregistre des données techniques sur chaque visite : votre adresse IP, l'heure, la page demandée et le type de navigateur. C'est nécessaire pour faire fonctionner et sécuriser le site. Sur ce site, nous n'utilisons aucun outil d'analyse ou de publicité qui suit votre navigation.

3. Dans quel but et sur quelle base ?

Nous n'utilisons pas vos données pour des newsletters ou de la publicité, et nous ne les vendons ni ne les louons. Il n'y a pas de prise de décision automatisée ni de profilage.

4. Combien de temps les conservons-nous ?

• Demandes via le formulaire, avec les fichiers joints, sont, après 24 mois automatiquement supprimées du système de notre site. Si vous demandez leur suppression plus tôt, nous le ferons plus tôt (voir vos droits).
• Le code IP chiffré utilisé pour la protection anti-spam est supprimé après 7 jours, sauf en cas de demande envoyée. Il est alors conservé aussi longtemps que la demande elle-même.
• Si vous devenez client, nous conservons les données figurant sur les factures et dans la comptabilité aussi longtemps que la législation comptable et fiscale belge l'impose.

5. Qui reçoit vos données ?

Chez KOLÉ, seules les personnes qui traitent votre demande ou votre commande ont accès à vos données. Nous travaillons aussi avec des prestataires qui traitent des données pour notre compte (sous-traitants) :

• notre hébergeur, où sont stockés le site web et les demandes envoyées ;
• notre fournisseur de messagerie, par lequel les demandes sont transférées vers notre boîte mail et avec lequel nous vous répondons.

Si c'est nécessaire pour votre commande, nous transmettons les données requises à un transporteur pour la livraison. Nous transmettons aussi des données si la loi nous y oblige.

Services externes : sur les copies

6. Cookies et stockage dans votre navigateur

Ce site web ne dépose chez les visiteurs aucun cookie et ne charge aucun script de suivi, pixel publicitaire ni contenu intégré de tiers. Les polices, vidéos et images proviennent toutes de notre propre serveur.

Pour le fonctionnement du site, nous conservons quelques données techniques dans votre navigateur, par exemple si l’animation d’ouverture a déjà été affichée et votre choix en matière de cookies. Ces données restent sur votre appareil et ne nous sont pas envoyées. Vous trouverez tous les détails et vos paramètres de cookies dans notre politique en matière de cookies.

7. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données contre la perte et l'accès illicite. Ainsi, la connexion au site est chiffrée (https), la gestion des demandes est protégée par un mot de passe et les fichiers joints ne sont pas accessibles publiquement. Aucun système n'est totalement invulnérable. Si vous soupçonnez un abus, faites-le-nous savoir.

8. Vos droits

Selon le RGPD, vous avez le droit de :

• d'accéder à vos données (art. 15) ;
• de faire rectifier des données inexactes (art. 16) ;
• de faire effacer vos données (art. 17), sauf si la loi nous oblige à les conserver ;
• d'obtenir la limitation du traitement (art. 18) ;
• de recevoir vos données dans un format courant ou de les faire transmettre (art. 20) ;
• de vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime (art. 21).

Pour exercer l’un de ces droits, envoyez un e-mail à info@kole.be ou envoyez une lettre à l'adresse ci-dessus. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, afin de ne pas transmettre vos données à la mauvaise personne. Nous répondons dans le délai légal d'un mois. En cas de demandes complexes ou nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous en informons dans le premier mois.

9. Introduire une plainte

Vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données ? Dites-le-nous d'abord. Vous avez aussi toujours le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle belge :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
contact@apd-gba.be

10. Modifications

Nous mettons cette déclaration à jour si notre façon de traiter les données change, par exemple si nous commençons à utiliser un nouveau service. La date en haut de page indique sa dernière mise à jour.